Platforma zakupowa — co to jest? 200 tys. dostawców w Logintrade

Platforma zakupowa, taka jak Logintrade, pomaga firmie prowadzić zakupy i kontrolować ich przebieg. Obsługuje pracę wewnątrz firmy oraz kontakt z dostawcami, od których zbiera się oferty. Jakie ma funkcje i gdzie kończą się jej możliwości? Poniżej opisujemy też drogę od potrzeby zakupowej do zamówienia.
Logintrade podaje, że z systemu korzysta 200 tys. dostawców.

Platforma zakupowa – co to jest, jakie ma funkcje i ograniczenia?

Firmowe zakupy łatwiej śledzić, gdy katalog produktów, zamówienia i decyzje trafiają do jednego systemu. Nie każda firma potrzebuje jednak tych samych funkcji. Ich zakres zależy od tego, które czynności ma obsługiwać platforma. Źródło: Ideo, opis funkcji platformy B2B, ideo.pl – ideo.pl/e-commerce/platformy-sprzedazowe-b2b/przykladowe-funkcjonalnosci.

Czym jest platforma zakupowa i kto z niej korzysta?

Ze wspólnego środowiska korzystają pracownicy zgłaszający potrzeby, dział zakupów i osoby zatwierdzające wydatki. Pracownik wskazuje produkt lub usługę. Dział zakupów sprawdza następnie, czy zamówienie odpowiada zasadom firmy.
Osoba zatwierdzająca widzi treść wniosku przed podjęciem decyzji. Role i uprawnienia wyznaczają, kto może zamawiać, zatwierdzać oraz przeglądać historię zakupów.

Jakie funkcje obejmuje platforma zakupowa: katalog, zamówienia i ich obsługę?

System katalogów i zamówień pozwala wybrać produkt, przesłać zamówienie do akceptacji i sprawdzić jego status. W katalogach Logintrade pracownicy zamawiają produkty objęte podpisanymi umowami ramowymi – dokumentami ustalającymi warunki przyszłych zakupów.
Historia pokazuje, kto złożył zamówienie i kto je zatwierdził.

Tabela zestawia zadanie użytkownika na każdym etapie z informacją widoczną w systemie.

Jakie są wady i ograniczenia platformy zakupowej?

Przed uruchomieniem platformy trzeba dopasować uprawnienia, katalogi i ścieżki akceptacji do zasad firmy. Rozbudowany Logintrade może być dla części użytkowników trudny w obsłudze. Warto więc sprawdzić system przy zwykłym zamówieniu.
Czy pracownik znajdzie produkt, złoży zamówienie i odczyta jego status bez pomocy działu zakupów? Wstępny jakościowy test składania zamówień przeprowadź z pięcioma pracownikami, zgodnie z zaleceniem Nielsen Norman Group.

• Uprawnienia użytkowników powinny odpowiadać rolom osób zamawiających i zatwierdzających. Sprawdź, czy firma może samodzielnie zmieniać te role.
• Ścieżka akceptacji powinna odpowiadać firmowym zasadom zatwierdzania wydatków. Przetestuj ją na rzeczywistym wniosku zakupowym.
• Obsługa katalogu powinna pozwalać aktualizować produkty dostępne dla pracowników. Ustal, kto będzie utrzymywać te pozycje.

System porządkuje zamówienia, jeśli katalog odpowiada temu, co pracownicy kupują. Liczy się też sposób wykonania codziennych czynności. Sam wykaz funkcji nie powie nam, czy platforma będzie wygodna.

Czym jest integracja platformy zakupowej z systemem CRM?

Integracja platformy zakupowej z systemem CRM łączy dane o zakupach z informacjami o relacjach handlowych. Przydaje się, gdy firma chce powiązać dostawców lub zamówienia z kontaktami zapisanymi w CRM. Każdy system ma przy tym własne zadanie, co pokazuje tabela.

Zakres integracji wskazuje, które dane przechodzą między systemami i gdzie znajduje się ich źródło. Przy wyborze CRM sprawdź metody wymiany danych, identyfikację kontrahentów oraz uprawnienia użytkowników.
Ustal również, czy zmiana w jednym systemie automatycznie trafia do drugiego. Być może trzeba będzie przenieść ją osobno. Źródło: ISIKO, opis integracji panelu B2B ze źródłami danych firmy, isiko.pl – isiko.pl/rozwiazania/dopina-b2b.

Integracja pozwala powiązać dane zakupowe i handlowe. Nie zastępuje jednak funkcji platformy ani CRM. Najpierw ustalmy, jakie informacje mają przepływać między systemami.

Czym jest platforma zakupowa Logintrade i jakie są jej rodzaje?

Logintrade służy także do zarządzania umowami, oceny dostawców i analizy zakupów. Poszczególne narzędzia mają różne zadania; przykłady zestawia tabela. Platforma działa w 12 językach.
Logintrade wymienia sześć odrębnych systemów: zapotrzebowań, zapytań ofertowych, aukcji, katalogów i zamówień, zarządzania umowami oraz oceny dostawców.

Funkcje zarządzania pomagają kontrolować współpracę z dostawcami już po wyborze oferty:

• System do zarządzania umowami porządkuje dokumenty i warunki współpracy z dostawcami.
• System oceny dostawców zapisuje wyniki według kryteriów przyjętych przez firmę.
• Analizy zakupowe pokazują dane o zakupach, na podstawie których firma może kontrolować wydatki.

Logintrade łączy obsługę zakupów z kontrolą umów, dostawców i wydatków. Każde narzędzie odpowiada za inny fragment pracy. Warto rozróżniać te zadania przy wyborze potrzebnych funkcji.

Platforma zakupowa w firmie: przetargi i współpraca z dostawcami

Firma może na platformie prowadzić postępowania, zbierać oferty i zachować zapis korespondencji z wykonawcami. System staje się kanałem kontaktu między zamawiającym – podmiotem organizującym zakup – a wykonawcą ubiegającym się o zamówienie.
W zamówieniach publicznych art. 61 ust. 1 Prawa zamówień publicznych przewiduje taką komunikację elektroniczną, z ustawowymi wyjątkami.

Postępowanie i oferty trafiają dzięki temu do wspólnego środowiska. Kupujący i dostawca wykonują jednak inne czynności. To, czego potrzebują na platformie, zależy też od etapu postępowania.

Jak przygotować i ogłosić przetarg na platformie?

Zacznij od opisu potrzeby i zasad oceny, a potem opublikuj postępowanie. W Logintrade przygotujesz zapytanie ofertowe – prośbę do dostawców o przedstawienie warunków dostawy. Po otrzymaniu odpowiedzi możesz je porównać.
Proces kupującego od rejestracji do publikacji zapytania w Logintrade obejmuje 3 kroki. W zamówieniach publicznych art. 239 ust. 1 Pzp wiąże wybór najkorzystniejszej oferty z kryteriami określonymi w dokumentach zamówienia.

• Opis zamówienia określa przedmiot zakupu i wymagania wobec wykonawcy. Dołącz dokumenty potrzebne do przygotowania oferty.
• Kryteria oceny wskazują, według jakich zasad firma porówna propozycje. Ustal je przed publikacją postępowania.
• Publikacja zapytania daje wykonawcom dostęp do dokumentów i sposobu składania odpowiedzi. Sprawdź, jak postępowanie wygląda z perspektywy dostawcy.

Przygotowanie postępowania obejmuje opis zakupu, reguły oceny i udostępnienie dokumentów. Te elementy warto uzgodnić przed publikacją. Jasne zasady ułatwią późniejsze porównanie odpowiedzi.

Jak platforma usprawnia codzienne zakupy firmowe?

Platforma pomaga prowadzić powtarzalne zakupy, gdy zapytania i odpowiedzi dostawców pozostają w ramach jednego postępowania. System aukcyjny Logintrade pozwala organizować aukcje elektroniczne, w których zaproszeni dostawcy konkurują warunkami ofert.
Przed aukcją opisz przedmiot zakupu i ustal zasady porównania propozycji. Art. 227 ust. 1 Pzp wymaga co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu; ten próg nie dotyczy ogólnie aukcji firmowych.

Jak dostawcy składają oferty i jak firma je porównuje?

Dostawcy składają oferty według formularza i zasad postępowania. Firma ocenia je następnie na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów. Na platformie używanej przez Instytut Mineralogii i Gospodarki Surowcami PAN wykonawca znajdzie dokumenty, wypełni formularz i prześle ofertę elektronicznie.
W Logintrade możliwość złożenia kilku ofert lub ofert wielowariantowych – propozycji z alternatywnymi rozwiązaniami – zależy od zasad kupującego. Jeśli postępowanie podlega Pzp i jest poniżej progów unijnych, art. 63 ust. 2 dopuszcza podpis kwalifikowany, zaufany lub osobisty.

Tabela pokazuje limity załączników oraz zakres ograniczeń na poszczególnych platformach.

Czym jest portal e-usług dla dostawców?

Portal e-usług dla dostawców daje wykonawcy dostęp do postępowań, dokumentów i kanału składania ofert. Nie zawsze trzeba zakładać konto, by z niego skorzystać. Wymagania zależą od platformy i wykonywanej czynności, co pokazuje tabela.

Przed udziałem w postępowaniu sprawdź wymagania dotyczące konta na właściwej platformie. Przyjrzyj się też formularzowi i zasadom dodawania załączników. Od nich zależy, jak przygotujesz ofertę do wysłania.

Proces zakupowy krok po kroku: od zapotrzebowania do zamówienia

Proces zakupowy na platformie zaczyna się od zgłoszenia potrzeby. Później firma ją ocenia i wystawia zamówienie. W Logintrade pracownicy mogą zgłaszać zapotrzebowania i przekazywać je do akceptacji.

• Zapotrzebowanie zakupowe wskazuje, czego potrzebuje pracownik. Opisz przedmiot zakupu tak, by osoba oceniająca rozumiała zakres potrzeby.
• Weryfikacja zapotrzebowania sprawdza, czy zgłoszenie odpowiada potrzebom i zasadom firmy. Osoba odpowiedzialna może skierować wniosek do poprawy. Źródło: NextBuy, opis weryfikacji zapotrzebowań w procesie zakupowym, nextbuy24.com – nextbuy24.com/2019/01/14/automatyzacja-procesu-p2p.
• Decyzja zakupowa rozstrzyga, czy firma zrealizuje zgłoszoną potrzebę. Zatwierdzony wniosek stanowi podstawę dalszej obsługi zakupu.
• Zamówienie potwierdza, co firma kupuje i od kogo. Przed wysłaniem porównaj jego dane z zatwierdzonym wnioskiem.

Proces zachowuje związek między potrzebą pracownika, decyzją firmy i złożonym zamówieniem. Każdy etap ma własne zadanie. Na końcu warto sprawdzić zgodność zamówienia z zatwierdzonym wnioskiem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Logintrade jest dostępny w innych językach niż polski?

Tak. Platforma działa w 12 językach.

Ilu dostawców korzysta z Logintrade?

Logintrade podaje, że z systemu korzysta 200 tys. dostawców.

Czy wymóg co najmniej dwóch ofert dotyczy każdej aukcji elektronicznej?

Nie. Ten wymóg dotyczy aukcji w zamówieniach publicznych na zasadach Pzp, a nie ogólnie aukcji firmowych.

Czy w postępowaniu poniżej progów unijnych ofertę można podpisać tylko podpisem kwalifikowanym?

Nie. Jeśli postępowanie podlega Pzp, można użyć podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego.

Czy limity załączników są takie same na każdej platformie?

Nie. Zależą od platformy oraz rodzaju formularza lub składanej dokumentacji.

Źródła

• Logintrade – strona główna — logintrade.pl
• Nielsen Norman Group – How Many Test Users in a Usability Study? — nngroup.com/articles/how-many-test-users
• Urząd Zamówień Publicznych – komentarz do art. 61 Pzp — ekomentarzpzp.uzp.gov.pl/prawo-zamowien-publicznych/art-61
• Urząd Zamówień Publicznych – komentarz do art. 239 Pzp — ekomentarzpzp.uzp.gov.pl/prawo-zamowien-publicznych/art-239
• Urząd Zamówień Publicznych – komentarz do art. 227 Pzp — ekomentarzpzp.uzp.gov.pl/prawo-zamowien-publicznych/art-227
• Urząd Zamówień Publicznych – komentarz do art. 63 Pzp — ekomentarzpzp.uzp.gov.pl/prawo-zamowien-publicznych/art-63

Wojciech MatułaWydawca CRMexpert.pl · SEO i marketing afiliacyjny

Wydawca serwisu CRMexpert.pl (Wojciech Matuła LINKJUICE). Zajmuje się SEO i marketingiem afiliacyjnym, prowadzi też wojciechmatula.com z recenzjami oprogramowania dla firm. Zasady ocen opisuje metodologia.

Zobacz pełne bio →

Powiązane wpisy

Poradnik SprzedażowyPlatforma B2B — co to jest i jak działa?Poradnik CRMPlatforma CRM dla firmy poniżej 50 osób — co sprawdzić?Poradnik SprzedażowySystem obsługi zamówień — jeden panel dla całej realizacjiPoradnik CRMCRM platforms — 25% tygodnia handlowca na administracjęPoradnik SprzedażowySprzedawca e-commerce — 78% internautów kupuje onlinePoradnik SprzedażowyBaza klientów — co dają segmentowane kampanie e-mail?Poradnik CRMSales CRM — handlowiec sprzedaje tylko przez 28% tygodniaPoradnik SprzedażowyKanały sprzedaży: jak ogarnąć sprzedaż w wielu kanałach?Poradnik CRMCRM po polsku — polski interfejs i wsparcie klientaPoradnik SprzedażowySprzedaż w social media — jak zapisać źródło kontaktu w CRM?Poradnik SprzedażowyProgram handel i magazyn: 5 obszarów do sprawdzeniaOpinie o Systemach CRMSellizer: opinie — monitoring ofert w czasie rzeczywistymPoradnik SprzedażowyCo to jest wsparcie sprzedaży? Dane o leadach i klientachPoradnik CRMCRM online: jak lejek 7 etapów porządkuje sprzedaż?📚Poradnik SprzedażowyPozyskiwanie klientów B2B — 192 dni od kontaktu do transakcji